Rollen im Krisenstab: Was das ASW-Leitblatt Unternehmen empfiehlt

In vielen Unternehmen sieht der Krisenstab auf dem Papier gut aus. Zwölf Namen, Telefonnummern, Verteiler. Und dann passiert etwas — und niemand weiß, wer gerade die Kommunikation nach außen verantwortet. Wer die Lage dokumentiert. Wer juristische Fragen klärt. Wer den Stabsrhythmus vorgibt.

Die Arbeitsgemeinschaft für Sicherheit der Wirtschaft (ASW) hat in ihrem Leitblatt zur Stabsarbeit einen praxisorientierten Rahmen entwickelt, der diese Lücke schließt. Kein theoretisches Modell — sondern eine klare Zuordnung: Wer sitzt im Kern, wer kommt je nach Lage hinzu, und was ist die konkrete Aufgabe jeder Rolle.

Warum Rollendefinition keine Bürokratie ist

In einer Krise steigt der Koordinationsaufwand dramatisch. Informationen kommen von allen Seiten, Entscheidungen müssen schnell getroffen werden, externe Stellen melden sich. Ohne klare Rollenverteilung passieren vorhersehbare Dinge: Aufgaben werden doppelt erledigt oder fallen durch. Die Stabsleitung verliert sich im Detail, anstatt zu führen. Kommunikation nach außen geht unabgestimmt raus.

Die Lösung ist nicht mehr Manpower — sondern klarere Struktur. Das ASW-Leitblatt unterscheidet daher zwischen einem festen Kernstab und einem erweiterten Stab, der lageabhängig aktiviert wird.

Der Kernstab: Rollen mit fester Zuordnung

Leiter des Krisenstabs

Die Stabsleitung hat eine einzige Hauptaufgabe: Führen, nicht operieren. Sie gibt den Arbeitsrhythmus vor, entscheidet über Prioritäten und Eskalationen, genehmigt ausgehende Kommunikation und hält den Stab arbeitsfähig. Was sie nicht tut: selbst Details klären, Telefonate übernehmen oder tief in Fachfragen einsteigen.

Das klingt selbstverständlich. In der Praxis ist es eines der am schwersten einzuhaltenden Prinzipien. Besonders Führungskräfte, die operative Stärke gewohnt sind, neigen dazu, im Stab ins Detail zu gehen — mit der Konsequenz, dass die Führungsebene fehlt.

Krisenmanager / Operativer Koordinator

Diese Rolle ist das operative Zentrum des Stabs. Der Krisenmanager übernimmt die Koordination aller laufenden Maßnahmen, weist Aufgaben zu, überwacht deren Erledigung und ist das Bindeglied zwischen Stabsleitung und den übrigen Rollen. Er hat keinen eigenen inhaltlichen Fachbereich — seine Funktion ist Koordination.

In kleineren Stäben können Stabsleitung und Krisenmanager zusammenfallen. Das ist aber eine bewusste Entscheidung, keine Notlösung.

Kommunikation und Medienarbeit

Diese Rolle verantwortet sämtliche externe Kommunikation: Pressemitteilungen, Social-Media-Statements, Anfragen von Journalisten, Koordination mit Behörden. Außerdem: interne Kommunikation an Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten. Wer diese Rolle besetzt, muss nicht unbedingt der Pressesprecher der Organisation sein — aber er muss Sprachregelungen entwickeln und durchsetzen können.

Besonders wichtig: Kommunikation und Stabsleitung müssen eng abgestimmt arbeiten. Kein Statement geht raus, das nicht freigegeben wurde — aber auch keine Verzögerung durch zu viele Freigabestufen.

Recht und Compliance

Juristische Fragestellungen entstehen in Krisen schneller, als man denkt: Haftungsfragen, Meldepflichten gegenüber Behörden, datenschutzrechtliche Anforderungen, arbeitsrechtliche Implikationen bei Personalentscheidungen unter Druck. Die Rolle Recht/Compliance stellt sicher, dass Entscheidungen rechtlich vertretbar sind — ohne den Stab zu verlangsamen.

Typische Fehler: Die Rechtsabteilung wird zu spät einbezogen. Oder sie wird zu früh in zu viele operative Details hineingezogen. Die richtige Funktion ist: anlassbezogene juristische Einschätzung, keine Generalprüfung jeder Einzelmaßnahme.

Lagemanagement

Das Lagemanagement ist die informatorische Rückgrat-Funktion des Stabs. Es erfasst alle eingehenden Informationen, bewertet deren Qualität (gesichert, Vermutung, unbekannt), pflegt das Lagebild und hält das Einsatztagebuch. Ohne strukturiertes Lagemanagement verliert der Stab innerhalb weniger Stunden den Überblick.

Diese Rolle erfordert weniger Fachkompetenz in der jeweiligen Krisenmaterie, dafür aber außerordentliche Strukturierungsfähigkeit und die Bereitschaft, unter Informationsflut ruhig zu arbeiten.

Assistenzteam / Stabsdienst

Administrative Unterstützung, die oft unterschätzt wird: Protokollführung, Organisation des Stabsraums, Beschaffung von Ressourcen, Erreichbarkeit der Stabsmitglieder, technische Infrastruktur. Ein Stab, der keine saubere Protokollführung hat, hat nach 48 Stunden kein gemeinsames Gedächtnis mehr.

Personalabteilung

In vielen Krisenszenarien sind Personalentscheidungen unvermeidlich: Wer wird abgezogen? Wer bleibt? Wie werden Mitarbeitende informiert? Wie wird mit personalrechtlichen Sondersituationen umgegangen? Die HR-Funktion ist nicht dauerhaft im Kernstab aktiv, aber sie muss schnell erreichbar und in Entscheidungen einbindbar sein.

Der erweiterte Krisenstab

Nicht jedes Szenario erfordert dieselbe Expertise am Tisch. Das ASW-Leitblatt empfiehlt daher, einen erweiterten Stab vorzuhalten, der je nach Lage aktiviert wird:

• IT-Sicherheit / CISO bei Cyberangriffen oder IT-Ausfällen
• Betriebliche Sicherheit bei physischen Bedrohungslagen
• Einkauf / Lieferkette bei Versorgungsengpässen
• Finanz- und Rechnungswesen bei wirtschaftlichen Folgeschäden
• Externe Fachberater (Behörden, Spezialisten) bei besonderen Anforderungen

Der Mechanismus dahinter ist einfach: Diese Personen werden im Vorfeld benannt, wissen um ihre Funktion und sind erreichbar. Wird eine Lage relevant, werden sie aktiviert — nicht erst in der Krise gesucht.

Was das in der Praxis bedeutet

Ein Krisenstab funktioniert nicht wegen der Personen, die drin sitzen. Er funktioniert wegen der Klarheit, wer was tut — und wer was nicht tut.

Die häufigsten Fehler, die die ASW-Empfehlungen adressieren:

• Rollen ohne konkrete Aufgabenbeschreibung — 'Kommunikation' als Name, nicht als Funktion
• Keine Stellvertreterregelungen, die auch im Urlaub und am Wochenende greifen
• Lagemanagement wird von der Stabsleitung übernommen, weil niemand sonst zuständig ist
• Recht wird nicht einbezogen, bis ein Problem juristisch eskaliert
• Kein klarer Unterschied zwischen Kernstab und erweitertem Stab

Verbindung zur Schulung und Übung

Rollenklarheit auf dem Papier reicht nicht. Das zeigen alle Erkenntnisse aus realen Krisenlagen: Wer eine Rolle im Stab hat, muss sie kennen — und regelmäßig üben. Die Stabsschulung der Notfallakademie baut auf genau diesem Prinzip auf: Individuelle Rollenarbeit, szenarienbasierte Übungen, direktes Feedback zur Stabsarbeit. Nicht im Seminarraum mit Lehrstoff — sondern in einer Situation, die der Ernstfall so nah wie möglich ist.

Fazit

Ein gut strukturierter Krisenstab ist kein Luxus — er ist die Grundvoraussetzung dafür, dass eine Organisation im Ernstfall handlungsfähig bleibt. Das ASW-Leitblatt gibt Unternehmen eine solide Orientierung: feste Rollen, klare Zuständigkeiten, ein aktivierbarer erweiterter Stab. Was daraus folgen muss: konkrete Besetzung, dokumentierte Stellvertreterregelungen und regelmäßiges Training unter realistischen Bedingungen.

Quellen

• Arbeitsgemeinschaft für Sicherheit der Wirtschaft (ASW): Leitblatt Krisenstab — Empfehlungen zur Stabsorganisation in Unternehmen, 2021
• Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK): Krisenstabsarbeit — Empfehlungen für Betreiber Kritischer Infrastrukturen
• BSI-Standard 200-4: Business Continuity Management — Notfallorganisation und Krisenstab